Snabba upp planeringsprocessen med hjälp av varningshantering i SAP APO.

Många företag känner av att efterfrågan varierar allt fortare och fortare. Ena dagen kan man ha så mycket att göra att man inte hinner leverera i tid till alla kunder bara för att kort senare stå med överfulla lager när efterfrågan försvunnit eller skiftat till en annan produkt. Dessutom har den ökade kostnadsfokuseringen lett till att produktions- och leveransplanerna blir allt mer efterfrågade från ledningshåll, men också att de blir mer ifrågasatta. Det leder till att det blir allt vanligare att man behöver planera om eller ha tätare planeringscykler än tidigare.

För att hänga med i svängarna är det därför viktigt att ha en effektiv planeringsprocess. Istället för att ägna mängder av tid åt dataadministration och manuell planering av alla produkter måste planerarna jobba med rätt saker och se till att tidigt få signaler om något är på väg att gå fel.

Kör man sin planering i SAP SCM finns det bra hjälpmedel att ta till för att uppnå en effektiv planeringsprocess. Ett exempel är avvikelsehanteringen i SAP APO som gör att systemet kan varna för oönskade situationer. Varningar kallas i APO för Alerts och de kan anpassas och användas på en mängd olika sätt. Här följer en beskrivning av hur det fungerar samt en del tips och tricks för att få det mer användbart.

Varningshanteringen fungerar på samma sätt i alla delar av APO, men användningsområdena är givetvis olika. I Demand Planning kanske man till exempel vill få en varning om prognosen för en produkt avviker från säljhistoriken med mer än en viss procentsats så att man kan se över om rätt prognosmodell används. I Supply Network Planning är man istället intresserad av om planeringskörningen t ex lett till att kapaciteten överskridits på någon resurs eller om lagernivåerna hamnar under målnivåerna för någon period.
Det finns en mängd färdiga varningar som kan användas, men det går självklart också att skapa egna. Eftersom man kan skapa varningar med hjälp av macros kan man i princip sätta upp varningar för vilka nyckeltal som helst. Det viktiga är att man väljer ut de viktigaste typerna av problem som kan uppstå och ser till att de flaggas för planeraren som då kan åtgärda situationen.

Två vyer –
två användningsområden

När man jobbar med varningar i APO finns det två olika sätt att se dem, och man kan säga att de representerar två olika arbetssätt som kompletterar varandra. Dels kan man se varningar i interaktiv planering, dels finns en så kallad Alert Monitor som man når via transaktion /sapapo/amon1.

Varningar i
Interaktiv planering

När en planerare arbetar i en planeringsbok i interaktiv planering kan denne ta fram de varningar som finns just för den planeringsvy eller den selektion man för tillfället arbetar med. Det ger möjlighet att få varningar under planeringsarbetet vilket gör att man direkt kan göra förändringar som löser situationen. För att visa varningar inne i en planeringsbok klickar man på knappen för varningar och väljer önskad detaljeringsgrad (se bild

1). Som bilden visar så dyker varningarna upp direkt under planeringsgriden.

Varningar i Alert Monitor

Alert Monitor passar bättre då man vill få en överblick över planeringssituationen som helhet då det där finns större frihet vad det gäller urvalet av varningar. Till exempel kan man där ta fram varningar från olika planeringsböcker och vyer eller definiera ett specifikt urval av perioder man vill se varningar för. Man kan även enkelt ändra vilken information som visas för varningarna, vilket kan sparas som olika layouter så de kan användas igen. Alert Monitor är även ett bra verktyg för att övervaka varningar som skapats i bakgrundskörningar, t ex en CTM-körning i SNP.

Det finns också möjlighet att skicka varningar till användare via mail. En variant är att göra det interaktivt från Alert Monitor, om man t ex vill uppmärksamma någon på en situation man upptäckt. Men det går också att sätta upp så att det skickas med automatik när det skapats en varning, något som kan vara användbart om man har sällananvändare som man vill uppmärksamma på en situation de behöver göra något åt.

Ett varningens ord kan dock vara på plats. Det är lätt att man blir överambitiös och definierar varningar för alla möjliga tänkbara avvikelser som kan inträffa. Det gör att man drunknar i varningar och därmed inte ser skogen för alla träd. Vi rekommenderar istället att man prioriterar bland avvikelser och väljer ut en handfull som är viktigast att börja jobba med. När man har de på plats och lyckats arbeta så att de inte ger så många varningar längre kan man enkelt lägga till nya varningar efter hand. De nya varningarna kan då också ofta göras smartare efter som man hunnit lära sig hur varningssystemet fungerar och hur man vill jobba med det i företaget.

Profiler styr vilka varningar som visas

Ett viktigt verktyg i att se till att man får en ”lagom” mängd varningar är att jobba med olika profiler. Förutsättningen för att det ska visas varningar är att det skapats en profil som innehåller den varningstyp man vill visa och att den profilen tilldelats de användare som ska kunna se den. På så sätt kan man säkerställa att varje användare enbart ser de varningar som är relevanta för honom eller henne. Det gör också att det är möjligt att skapa snäva profiler för de varningar som ska visas i respektive planeringsbok och planeringsvy genom att begränsa profilen till att bara omfatta en eller ett par selektioner, t ex kanske man bara vill få varningar för ett visst antal strategiska produkter. Dock måste man här tänka till så att man inte skapar ett alltför stort underhållsarbete.

Två typer av varningar

Slutligen kan det vara bra att känna till att det finns två huvudtyper av varningar, databasvarningar och dynamiska varningar. Databasvarningar sparas, som namnet antyder, i databasen vilket gör att de kan analyseras i efterhand. Dynamiska varningar sparas däremot inte utan ger en ögonblicksbild av planeringsläget i LiveCache.

Ett bra tips om man arbetar med databasvarningar är att se över hur man ska radera varningarna så att man inte fyller upp databasen i onödan samt att det då blir enklare att se de varningar som är aktuella. Om man har macros som skapar varningarna kan man t ex lägga in ett första steg i macrot som tar bort gamla varningar. Man kan även sätta upp regelbundna bakgrundsjobb som tar bort gamla varningar.

Sammanfattningsvis så är varningshantering ett mycket bra verktyg som kan hjälpa er att på ett snabbt och enkelt sätt upptäcka situationer som behöver åtgärdas. Men det gäller att inte hamna i samma fälla som pojken i sägnen som hela tiden ropade varg och därmed inte fick hjälp när han verkligen behövde det. Starta därför i liten skala med någon eller några planerare och prova er fram genom de funktioner som erbjuds. Det krävs inga stora projekt utan det är enkelt att komma igång och går snabbt att justera efter hand som man lär sig vad som fungerar bra.

Av: Thomas Rask,
Spring Consulting
e-post: thomas.rask@springconsulting.com

Klicka här för att läsa hela artikeln i SBN Nytt 2009