BPM i nytt ljus

Verksamhetsdriven BPM i kärva tider

Affärsprocessmodellering (eller Business Process Modelling) har återigen hamnat i blickfånget. Det ekonomiskt kärva läget skapar nya incitament för BPM. Företag arbetar idag intensivt på två fronter: kostnadsbesparingar samt innovation av affärsmodeller och erbjudanden. Framförallt det senare driver på behovet av modellering och transformation. Strategiska beslut som fattas påverkar organisation, arbetssätt, flöden, system och information. Beslut mynnar ofta ut i affärsprocessförändringar eller processoptimering. IT-system förväntas snabbt kunna anpassas så att nya arbetssätt stöds.
Kraven är högt ställda då ”time-to-market” pressar på, samtidigt som investeringsviljan är begränsad. Detta motsatsförhållande kan överbryggas genom användandet av verktyg som stödjer snabb processtransformation - och samtidigt tillvaratar befintliga tillgångar som infrastruktur och affärslogik.

Teknisk pånyttfödelse av BPM

Långt borta är 90-talets halsbrytande övningar inom ”Business Process Reenginering”. Den gällande ansatsen är nu istället att beskriva verksamheten sett från Processer, Information och Organisation – både i nu- och börläge. Förväntningarna ligger i att modellerna (den beskrivande delen) också skall kunna realiseras med IT-stöd (den exekverande delen).

Drivkrafterna bakom BPM initiativ kan skifta. Det kan handla om att få överblick över verksamhetens flöden; ansvar och roller; samband mellan orsak och verkan; eller gap/fit-analyser. Ibland används BPM vid implementering av standardsystem eller förbättringar av detsamma. Den senaste drivkraften är behovet av införande av förändrade affärsmodeller och processoptimering som beskrivits ovan.
Ansatserna kring BPM varierar beroende företagens ambitionsnivå. En del större organisationer har utsett globala ”Enterprise Architects” med mandat för att etablera ramverk och plattformar för processkartläggning, så kallade ”EA Frameworks”. Denna ansats resulterar ofta i kompletta beskrivningar av mappning mellan process > information > system. Andra verksamheter kanske modellerar isolerade processer, men ofta ner på djupet. Ett tredje alternativ är att angripa BPM från ett, i närtid systemstödjande perspektiv. I det senare handlar det om att mycket konkret realisera processtödjande IT med så kallade ”Automatiserade Processer”.
Gemensamt för de olika drivkrafterna och ansatserna är att modellerna (förr eller senare) förväntas ”komma till liv” och tillämpas i rutiner och i IT-system som SAP. Fina verksamhetssystem i pärmformat eller boende i avancerade ritverktyg tillhör det förgångna.

BPM-verktyg i SAP-världen

Historiskt sett har ritverktyg och system levt skilda liv. Koppling mellan dessa har varit obefintlig eller vag. Nu är möjligheterna andra. SAP har integrerat verktyg som ARIS från IDS Sheer och kompletterat med egna produkter som SAP NetWeaver BPM. SAP har också gjort SAP Business Suite komponentbaserat (genom tjänstelagret), vilken ger extra flexibilitet vid realisering av modellerna. Hos företag som använder SAP börjar ARIS bli riktigt väl etablerat – men kunskapen om SAP NetWeaver BPM är än så länge begränsad. Följaktligen höjs frågan när det ena eller det andra verktyget skall användas.

Grovt hugget kan man säga att ARIS lämpar sig för konceptuella processbeskrivningar, både manuella och IT-stödda. ARIS har också en mycket god koppling till Solution Manager, där processflöden kan synkroniseras mellan miljöerna. SAP NetWeaver BPM är ypperlig för implementering av IT-systemstödda processer. Verktyget är en del av SAP NetWeaver’s utvecklingsmiljö ”Composition Environment” .

Detta ger att ARIS stödjer modellering inom SAPs standard (läs ”flöden mellan standardtransaktioner”; ”Konfigurerbart”), medan BPM är verktyget för modellering av företagsunika processer (i de fall transaktioner från SAP inte kan tillämpas; ”Ej konfigurerbart”). Detta innebär att många företag som idag beskriver sina unika verksamhetsprocesser i ARIS, kommer att använda SAP NetWeaver BPM vid realiseringen. Här skall det dock förtydligas att verktygen (ARIS och SAP NetWeaver BPM) inte har någon integration i nuvarande versioner, men SAP planerar detta inför kommande release.

Det intima förhållandet mellan BPM och SOA

Vi har tidigare klargjort att BPM är föga värt utan dess införande. Raffinerade skrivbordsmodeller gör ingen nytta. Detta gäller oavsett om modellerna beskrivits med enkla grafer eller med hjälp av avancerade verktyg som ARIS.
En grundbult är att om BPM står för modelleringen så står ofta SOA för realiseringen av företagsunika flöden. SOA behövs för att dra nytta av byggklotsarna i SAP (tjänsteobjekten eller Services) till skillnad från de fördefinierade transaktionerna och gränssnitten. Dessa klotsar agerar centrala byggstenar i utvecklingen.

ARIS & SOA

En god ARIS-modell som är framtagen enligt ”Best Practice” innehåller relevanta tjänster (Services). Dessa finns ofta dokumenterade på lägsta nivå och agerar endast som referenser. Visserligen planerar IDS Sheer leverera en tätare integration till SAP’s tjänstekatalog ESR (Enterprise Services Repository) i kommande version, men dock kvarstår att tjänsterna sannolikt förblir av dokumentationskaraktär.
Det kan kännas överflödigt att referera till tjänster som senare inte används, men detta kan motiveras för processer där standard inte är tillfylles. Dessa är naturliga kandidater för så kallad ”Komposition”.

SAP NetWeaver BPM & SOA

Vid modellering i SAP NetWeaver BPM kommer tjänsteidentifieringen in naturligt. Verktyget har nämligen fördelen att den är tätt integrerad med tjänstekatalogen ESR (Enterprise Services Repository). SAP NetWeaver BPM är således både modelleringsverktyg och realiseringsmiljö – i ett. När processer definieras växer successivt lösningen fram. Modellen är alltså oskiljbar från lösningen. Om modellen står för flödet (”hur/när”), så står tjänsterna för innehållet (”vad”). Framtagandet av modeller i SAP NetWeaver BPM kallas för komposition, då man ”komponerar” nya lösningar. Därav namnet Composition Environment där verktygen ingår.
En positiv sidoeffekt är att modell och implementering alltid har förhållandet 1:1. Det finns alltså inget behov av att korrigera BPM modellerna efter dess fysiska implementering. Vidare reflekteras också modellförändringar i lösningen.
SAP NetWeaver BPM överbryggar därför gapet mellan modellvärlden och kod, på ett sätt som hitintills varit omöjligt inom SAP.

Avrundning

Vi befinner oss i en ekonomisk turbulent tid som kräver radikala ingrepp i affärsmodeller och arbetssätt. BPM-initiativ är därför inte längre ”grädden på moset” utan ingår naturligt i en kritisk överlevnadsstrategi, som stöd för optimering eller som möjliggörare för ökad marknadsandel genom unika, kreativa koncept.
Det har sällan visat sig framgångsrikt att till 100% införa standardprocesser för verksamheters ”core business”. Däremot står det tydligt att företag som vågat spränga gränser och tänka nytt tillhör vinnarna. Standard passar sig alltså väl för ickedifferentierande processer, medan de särskiljande flödena behöver någon form av BPM och ”komposition”.
Vi vet också att modeller måste ”få liv”, dvs tillämpas, och i många fall stödjas av IT-system. Övergången från modell till system har hittills varit begränsade för de så avgörande företagsunika processerna, men nu finns också tekniska verktygsstöd för automation SAP NetWeaver BPM.

Torbjörn Åhberg
Spring Consulting

Rekommendation

Resonemanget ger att ARIS och SAP NetWeaver BPM fyller olika syften – och att de inte heller förutsätter varandra. Rekommendationen är dock att kunder som idag arbetar med ARIS bör överväga SAP NetWeaver BPM för implementering av företagsunika processer. Vidare bör kunder som utvecklar processtöd med SAP NetWeaver BPM överväga ett överordnat modelleringsverktyg om graferna skall användas för implementering av SAP standardfunktionalitet; då man önskar beskriva nu- och börläge; eller när totala processflöden tas fram.
Det är också viktigt att alltid uttömma möjligheterna med standardkonfiguration innan beslut fattas om egenutveckling genom ”komposition”.

Klicka här för att läsa hela artikeln i SBN Nytt 2009