Kvalitet genom noggrant urval och tätt samarbete.

Denna artikel är baserad på en intervju med Göran Wendelius på SAS Human Resources Services AB (SAS HRS), SAS HR bolag. Göran ansvarar för utveckling av SAS SAP HCM system och arbetar även som projektledare. Artikeln fokuserar på Görans tips och tankar kring konsultupphandling. Flybolaget uppgraderade under våren 2009 sin SAP HCM lösning som start på ett samarbete med en ny IT leverantör av SAP tjänster .

Att uppgradera till ny SAP version är en utmaning i sig, men den riktigt stora utmaningen ligger i att på ett effektivt sätt implementera den funktionalitet som en ny version möjliggör. Med effektiv menas i detta sammanhang, att varje funktionell förändring tas emot positivt ute i verksamheten både ur ett användarmässigt men också ur ett ekonomiskt perspektiv. Varje funktionell förändring måste i tillräcklig omfattning medföra en kostnadseffektivare affärsprocess
SAS uppgraderade under våren 2009 sitt SAP HCM system till version ECC 6.0 med Portal version 7 inkluderat de senast gällande ESS/MSS scenarios. Detta var primärt en teknisk uppgradering, vilket betydde att projektet skulle säkra att all funktionalitet som existerade i den gamla versionen (4.6c) även fungerar i den nya. Inom Portalen (ESS/MSS) valdes dock att införa ett helt nytt gränssnitt mot användaren, då de befintliga (ITS baserade) tjänsterna inte längre supporteras av SAP.

Uppgradering av Back-end systemet (R/3) fungerade utan större problem. Det mesta projektarbetet låg i att få all existerande affärslogik (kontroller, valideringar etc) att fungera mot de nya ESS/MSS scenarios. Vissa av de nya (web dynpro baserade) tjänsterna fungerande inte på motsvarande sätt som de gamla (ITS baserade). Dessutom drog projektet erfarenheten att de nya tjänsterna inte är färdigutvecklade i alla sammanhang, då viss funktionalitet bara stöds i begränsad omfattning. Projektet hade även en utmaning i språk dimensionen då SAS SAP HCM system är uppsatt på fyra språk (DK, NO, SE, EN).
En uppgradering är svår att motivera ur ett business case perspektiv. Förutom att säkra fortsatt support från SAP, så är det tillgång till den nya funktionaliteten som kan skapa ett positivt business case för uppgraderingen.
Efter uppgraderingen har SAS startat analyser av den nya funktionalitet som möjliggörs av ECC 6.0 versionen. SAS tittar bland annat på den funktionalitet som nu kommit via Enhancement pack 4 och även förbättrad formulärhantering med hjälp av ”HCM Processes & forms”.
Utmaningen ligger i, som nämnt ovan, att till affärsverksamheten kunna motivera varje ny investering ur ett ekonomiskt och användarmässigt hänsyn. För att få en funktionell förändring accepterad, måste vi kunna påvisa ett positivt business case och att systemet blir mer lättanvänt.

Ny IT Partner

SAS beslutade att se över sin HR verksamhet och i detta sammanhang utvärdera alternativet outsourcing. Det innefattade hela personalavdelningen som hanterar personaladministration och löneproduktion samt intern IT personal och byte av nuvarande IT partner. En kalkyl och riskanalys gjordes. Resultatet visade att risken för SAS pga den speciella och reglerade verksamheten med många specifika kollektiv- och pensionsavtal skulle bli stor, vilket gjorde att alternativet senare avskrevs.
En ny analys gjordes och det beslöts att byte att nuvarande IT partner skulle skapa ett positivt business case.

Partner söktes

Nu inleddes arbetet att söka en partner som kunde klara att uppgradera, utveckla och förvalta SAS SAP HR lösning i framtiden. Ett upphandlingsmaterial framställdes där viktiga utvärderingskriterier identifierades.
Göran presenterade de kriterier SAS identifierat som viktiga.
Som följer:

1)Kompetens och erfarenhet, vilket bedömdes som absolut viktigast.
IT partnern ska kunna påvisa rätt kompetens och det ska finnas fler konsulter med överlappande kompetens inom de mest kritiska HCM områdena. Exempel kan nämnas kompetens inom lön och tid skandinaviskt och nationellt, då SAS har systemet implementerat i Norge, Danmark, och Sverige.
Vi lade mycket tid på att själva identifiera och specificera den kompetens vi efterfrågade från vår IT partner. Under upphandlingsarbetet jämförde vi sedan våra krav mot de resurser och den kompetens som respektive leverantör presenterade. Konkret så krävde vi att få in CVn på de resurser som leverantören avsåg skulle ingå i uppgraderingsprojektet och kommande utvecklings- och förvaltningsarbete.
För att sedan säkra att de presenterade resurser verkligen skulle ingå i kommande leveranser, har vi i avtalet namngivit de resurser som uppfyllde våra kompetenskrav. Om konsulterna sedan byts ut ska vi informeras och ges möjlighet att godkänna skiftet.

Vi ville finna en partner som har varit ansvarig för liknande uppgraderings- och förvaltningsuppdrag hos andra SAP kunder. Erfarenhet av alternativa arbetsätt/ lösningar (best practice) inom HCM området var en förutsättning.
Vi intervjuade också ett antal referensföretag. Inte bara dem som leverantörerna själva rekommenderade, utan också några av de lite längre ner på listan. Då fick vi en utmärkt kunskap om hur respektive leverantör och i vilken omfattning dess leveransorganisation fungerade i det dagliga arbetet.
Vi ställde också krav på konsistens. Det är viktigt att leverantörens resurspool är konsistent mot oss över tiden. En konsult som byggt kompetens om vår lösning har givetvis en mycket kortare startsträcka i ett förvaltningsuppdrag än en konsult som bara arbetar mot oss sporadiskt.

2)En beprövad förvaltningsmodell.
En förutsättning vår nya IT partner var att de hade en existerande förvaltningsmodell som under en längre tid praktiserats på andra (nöjda) förvaltningskunder. Vi ville inte att leverantören skulle utveckla en skräddarsydd process mot oss, som då skulle blir relativt kostnadstung.

3)Storlek och geografi
Vår nya IT partner måste ha ett antal befintliga kunder i SAS storlek och större. IT partnern ska uppvisa en solid ekonomisk situation med långa existerande kundavtal. Den ekonomiska situationen säkrade vi genom att efterfråga årsberättelser samt kontrollera företagets soliditet.

IT partnern ska vara lokaliserad skandinaviskt för att matcha SAS geografiska placering och systemets skandinaviska uppsättning. Funktionsområden som lön och tid är mycket landsspecifikt och därför är det helt avgörande att ha tillgång till konsulter som har erfarenhet av nationella regler och avtal samt som talar det lokala språket.

4) Win-Win
Det måste vara en bra affär för båda parter. Ett konsultföretag gynnar den kund som de önskar behålla. Effekten av att bägge parter är nöjda är att vi får tillgång till rätt kompetens när vi behöver det, vi kan räkna med kontinuitet och att IT partnern anstränger sig lite extra vid behov. En IT partner ska man helst leva med långsiktigt, det ger den bästa utväxlingen för oss, säger Göran Wendelius.
Vi har valt att, i avtalet, etablera en prismodell som följer rörliga produktionsvolymer. Förenklat kan man säga att desto mer SAS HRS producerar till sina kunder, desto mer köper vi i IT utveckling och förvaltning av vår IT partner och vice versa.
Prismodellen bygger också på ett reducerat enhetspris under avtalsperioden, vilket ställer krav på ett löpande effektiviseringsarbete av utvecklings- och förvaltningsmodellen.

Vi vill gärna att IT partnern arbetar mot samma mål som vi i deras affärsrelation mot oss, det vill säga en ökad produktion. För att skapa en gemensam förståelse föra våra verksamheter, är ambitionen att löpande utbyta information om affärs- och IT planer.

Vårt SAP HCM system förvaltas sen många år av en leverantör som nu lämnar över till en IT partner. Detta sker i god anda och visar på den långsiktighet vi har i vårt arbete. Vi har med vår nya IT partner regelbundna inplanerade möten och avstämningar både på verksamhets/operationell nivå och på management nivå. Att få en affärsrelation att fungera som båda parter önskar, kräver ett kontinuerligt och tätt samarbete.
Vi ser fram till den nytta vi kommer att få av de nya funktionerna efter uppgraderingen och samarbetet med vår nya omsorgsfullt utvalda partner, - avslutar Göran Wendelius.

En samman-
fattning av Görans tips:

Definiera efterfrågad kompetens och säkra dess tillgänglkighet via IT partnern. Läs CV och intervjua referenskunder. Det är ett tidskrävande arbete men viktigt, det är bara ni själva som kan avgöra vilken kompetens och leveransförmåga ni värdesätter mest. Säkerställ att det finns konsulter med överlappande kompetens hos din leverantör. En konsult kan sluta eller bli långtidssjuk och att fler kan ditt system och har rätt kompetens ger trygghet. Att tänka Win-Win gör att du långsiktigt får en bra leveranskvalitet från din IT partner. Välj beprövade lösningar. Att låta andra göra misstagen är en fördel.
Av:
EM Fahrer, Adfahrer AB

Faktaruta:
SAS har SAP HCM infört sedan 10 år.
Det är en skandinavisk installation med ca 14,000 användare.
SAP lön körs i Norge och i Danmark via KMDs SAP lösning.
Tid används i alla tre länderna. Talent Management inklusive Training & Event Management används av utvalda kundgrupper. Benefits och Compensation Management finns uppsatt för Sverige. Refusionslösningar finns uppsatt för Norge och inom kort i Danmark. En Portallösning finns och används för ESS oh MSS.

För eventuella frågor och funderingar, återkom gärna till:
Göran Wendelius, SAS Human Resourses Services Sweden AB

Kontakt info till Göran Wendelius Fast telefon: +46 8 797 2175
Mobil telefon: +46 70 997 2175
E-post: goran.wendelius@sas.se

Klicka här för att läsa hela artikeln i SBN Nytt 2009