SAP-dokumentation: Alltid uppdaterad, alltid online
Företag har tre gånger större risk att överskrida budget och projektplan om de glömmer att förberea användarna på den förändring som ett nytt system innebär, enligt Gartner Group. Jämförelsen är gjord med företag som fokuserar på utbildning och förändringsstrategi. Och enligt IDCs* prognoser investerar företag 39 miljarder US-dollar i ERP-system under 2009.
Företag använder miljoner i system för att effektivisera processer, få nöjdare kunder och hitta besparingsmöjligheter men investerar ofta inte tillräckligt i användarutbildning och systemdokumentation för att vinsterna ska kunna kammas hem.
Mjuka värderingar som rätt utbildning och tillgång till utbildningsmaterial för det nya affärssystemet bör räknas in i en ROI-kalkyl före upphandlingen av ett affärssystem. Ett sätt att räkna kan vara att anta att varje anställd reducerar sin arbetsdag med fem minuter om de vet var de hittar instruktioner och systemhjälp. Detta antagande skulle ge följande räkneexempel: Antal anställda = 500, arbetsdagar per år = 220, internpris = 800. Ett svindlande resultatet: 7,33 MSEK årligen. Tid som kan användas till att tex producera eller sälja.
Med SAP Productivity Pak (SPP) kan du producera din systemdokumentation med en tidsbesparing på upp till 80% jämfört med traditionellt skapande. Dokumentationen är alltid uppdaterad och alltid lätt tillgänglig online för användarna.SAP Productivity Pak (SPP) är ett marknadsledande verktyg från RWD Technologies. CIBER Sweden har ett nära samarbete med SAP Sverige och har tecknat partneravtal med leverantören RWD för denna produkt.
SPP är en komplett applikation för att skapa, organisera, distribuera, ge åtkomst till och underhålla dokumentation av system och affärsprocesser. Via ett system med arbetsflöden vandrar dokumentationen från upphovsmannen via en eller flera granskare. Resultatet kan exempelvis vara en arbetsinstruktion som slutanvändaren får tillgång till via hjälpfunktionen i SAP. 
Trude Kleppestö, is Consultant Manager for the SAP team and part of the Management Team at CIBER Sweden. She has the overall responsibility for strategic planning, financial results and personal development plan for the consultants.
Trude has deep knowledge in many areas lik FI-CO, SEM-CPM and Bank Analyzer Basel II. She has experience from small operations as well as large projects. Her role in implementations is project team-lead focused.
She has experience from the role as employee or projects from as example SAP Sweden, SAP AG (Consult , Sales, Product Management), Ericsson AB (Project Manager), TeliaSonera med Knowledge Management, Volvo (Change Management, Knowledge Management), Nordea (Project Manager) , Unisys – Asian, Malasia, Sweden), Sparbanken etc. Contact information: trude.kleppesto@ciber.com phone 0708-441 024.
|
En finess i SPP är “Stay-on-top mode” som innebär att användaren som arbetar med en transaktion i SAP systemet kan samtidigt läsa tillhörande arbetsinstruktion utan att växla mellan system. En annan fin sak är att användarna kan uppmärksammas på uppdateringar i instruktionerna via en dialogruta. Detta sker när det är relevant, d.v.s. när de arbetar med den transaktion som har fått uppdaterad instruktion.
SPP har en rad finesser, man kan tex spela in arbetsförlopp (som inte enbart behöver vara SAP) vilket ger användarna tillgång till animerade instruktioner och man kan enkelt skapa hela kurser som följer SCORM-standarden för webbaserat eLearning.
Levande dialog mellan användare och författare
Användarna kan skriva in synpunkter och förslag på förbättringar direkt i systemet. Förslagen slussas via ett slags workflow automatiskt vidare till dokumentets författare och kan användas som underlag för kommande versioner av dokumentet.
Resultatet blir färre kontakter med helpdesk och att gamla lösbladsbaserade dokumentationspärmar inte behöver uppdateras utan till och med kan kastas bort.
Eftersom det blir enkelt och snabbt att hitta dokumentation skapas något som kallas ”fingertip learning”, det innebär att man söker upp det man behöver just då och det ger betydande besparingar i form av minskat behov av traditionell klassrumsutbildning.
26 språk
Det finns också en komponent för automatisk översättning, med stöd för 26 språk för närvarande.
CIBER hjälper dig igång
CIBER erbjuder ett paket som snabbt hjälper dig att komma igång. Vi hjälper dig med saker som proof-of-concept, riktlinjer för dokumentstrukturer och allmänna tips och råd kring hur man arbetar med verktyget.
Vi kan självklart besätta de flesta roller i dina projekt, som projektledare, administratör, utbildare och stödperson och som i alla CIBER:s projekt är fullt ledningsstöd och tydliga effektmål viktiga grundpelare.
Vill du veta mer?
Trude Kleppestö
trude.kleppesto@ciber.com tfn 0708-441 024.
Klicka här för att läsa hela artikeln i SBN Nytt 2009 |